Как рассчитать показатели эффективности kpi

Рассказываем о том, что такое KPI, какими они бывают и как их правильно выбирать.

Что такое KPI?

Простыми словами – это исчисляемые показатели, к которым стремится бизнес.

Однако можно и чуть сложнее: KPI расшифровывается как Key Performance Indicator, что в переводе означает «Ключевой показатель эффективности». Это единица, обычно выражающаяся в числовом виде и позволяющая объективно оценить полезность какой-то деятельности или продукта.

Как рассчитать показатели эффективности kpi

KPI может принимать разные формы в зависимости от целей бизнеса и конкретных задач, но идея всегда сохраняется – KPI сам становится целью для команды работников или отдельных сотрудников. А достижение этой цели поощряется, так как само по себе это событие приносит выгоду компании.

Почему KPI так полезны?

Потому что они избавляют от абстракций и помогают задать реальные цели. Бизнес (особенно масштабный) требует применения измеримых показателей, чтобы всегда поддерживать эффективность каждого аспекта на высоком уровне.

Когда все в компании – от продаж до работы единичного клерка – исчислимо, руководству проще принимать решения по дальнейшему развитию бизнеса.

Как сделать KPI максимально полезными?

KPI часто называют отдельной формой коммуникации между сотрудниками. Это может быть как общение начальства с подчиненными, так и взаимодействие равных по рангу специалистов из разных отделов. В любом из случаев действительно полезный KPI можно вывести только при условии корректно построенного взаимодействия между работниками.

Как рассчитать показатели эффективности kpi

Открытая коммуникация и популярно донесенные позиции приносят куда больше выгоды. Сотрудникам и коллегам будет проще принимать решения и достигать целей при их четком и понятном объяснении.

К тому же эти цели должны соответствовать общим идеям бизнеса и быть выгодны всем, кто причастен к работе над показателями. Тогда гарантируется высокая эффективность KPI.

Кто отвечает за KPI?

Кто угодно и все сразу – любой сотрудник может повлиять на выбор KPI. Устанавливают их специалисты из разных отделов в зависимости от поставленных задач.

Руководство формирует ключевые показатели, значимые для бизнеса в целом, но в разных командах и отделах эти значения могут меняться и подстраиваться под локальные цели.

В командах тоже есть свои лидеры, обычно они сами придумывают KPI, а потом тщательно следят за тем, чтобы их отдел шел к достижению намеченных показателей.

Как проработать KPI?

Нужно четко провести декомпозицию задачи и разложить ее на части, ответив на несложные вопросы. Вот, как этот процесс мог бы выглядеть для цели «Повысить продажи товаров».

  • Что сделать? – увеличить продажи товаров на 10% (конкретизируем цель).
  • Зачем? – достижение этой цели позволит арендовать новое торговое помещение, что положительно скажется на дальнейшей прибыли (придаем дополнительный и более осязаемый смысл поставленной цели).
  • Единица измерения – ключевым показателем станет количество книг, продаваемых ежемесячно (показатель, на который можно ориентироваться).
  • Как? – будем привлекать аудиторию на тематические блоги, связанные с продаваемым товаром (продумываем основную тактику достижения цели).
  • Кто? – ответственным будет менеджер по маркетингу.
  • Итог – повышение продаж более чем на 10%.
  • Когда? – показатели будут анализироваться каждый месяц (сроки достижения итоговой цели можно указать тут же).

SMARTER KPI

Есть много методик проработки KPI, но самая часто используемая – SMARTER. Это модифицированная версия некогда популярной технологии SMART, помогающая проверить коэффициент эффективности по 7 пунктам.

Как рассчитать показатели эффективности kpi

SMARTER – это аббревиатура: Specific (Конкретный), Measurable (Измеримый), Attainable (Достижимый), Relevant (Релевантный), Time-bound (Привязанный ко времени), Evaluate (Оценивать) and Reevaluate (Переоценивать).

По этой же схеме мы составляли KPI выше:

  • Нужно создать понятную задачу. Без лишних абстракций.
  • KPI должен быть легко измеримым (например, в цифрах).
  • Цель должна быть правдоподобной. Нереалистичные цели заведомо приведут к краху.
  • KPI должен быть актуален для компании, чтобы его достижение не было пустой тратой времени.
  • Должен быть указан период времени достижения цели. Как говорил Илон Маск: «Если дадите себе на уборку 30 дней, то 30 дней на это и потратите».
  • И последние два пункта говорят о том, что любой KPI нужно оценивать не только по факту достижения, но и на промежуточных этапах, отслеживая каждый шаг. Также важно давать оценку своим действиям повторно, но уже спустя более длительный период времени, оценивая прогресс в ретроспективе.

Как рассчитывать показатели KPI и какими они бывают?

Финансовые показатели

Деньги – основное мерило успеха бизнеса, поэтому прибыль и другие финансовые данные используются как KPI чаще остальных.

Прибыль

Ясно, что это один из самых распространенных и понятных показателей для любой компании. Важно оценивать маржу валовой и чистой прибыли.

Расходы

Постоянно нужно стремиться к сокращению расходов, делегируя лидерам поиск избыточных трат, которые можно с пользой для бизнеса нивелировать.

Реальный доход против прогнозируемого

Для оценки результативности надо брать ожидаемую прибыль и отнимать от нее реальную. Если разрыв слишком большой, его нужно устранять в первую очередь.

Дневная дебиторская задолженность

Берем список контрагентов и делим их количество на количество продаж в долг. Умножаем получившееся число на количество дней в анализируемом отрезке времени – это единица DSO. Чем она ниже, тем лучше. Нужно оценивать этот KPI ежемесячно.

Количество продаж по регионам

Анализируется соотношение среднего числа продаж к продажам в конкретном регионе. При экспансии на новые рынки этот показатель становится ключевым.

Размер среднего чека

Повышение дохода с одной покупки также часто становится ключевым индикатором эффективности бренда. Иногда он гораздо важнее количества проданных услуг.

Показатели, связанные с потребителями

Потребитель приносит прибыль, поэтому нередко корпорации выбирают в качестве KPI числовые значения, связанные не с внутренними аспектами работы, а с внешними.

Customer Lifetime Value

Этот показатель позволяет оценить, какой доход приносит один человек за время использования продукта. Вычисляется за счет дохода от одного клиента из затрат, которые терпит компания ради его привлечения и удержания.

Customer Acquisition Cost

Эта метрика показывает, как много денег у компании уходит на привлечение клиентов. Для вычисления организация берет все затраты на привлечение потребителя и делит на количество привлеченных пользователей, принесших с собой прибыль.

Retention Rate

Показывает количество потребителей, которые не просто попробовали продаваемую услугу, а остались в числе постоянных пользователей. Вычисляется по формуле Джеффа Хэдена. Для этого берется количество пользователей, привлеченных за анализируемый период времени, затем от общего числа постоянных пользователей вычитаются новички. После этого разность делится на общее количество потребителей, которое было в начале анализируемого периода.

Также используются показатели NPS и количество потребителей в целом.

Показатели эффективности

Когда речь идет не о деньгах, вторым по важности становится качество производимой продукции. Есть сразу несколько метрик, помогающих за ним наблюдать.

Количество удовлетворенных заявок в техподдержку

Анализируется соотношение новых обращений в техническую поддержку с количеством разрешенных вопросов. Используется как KPI, когда нужно усовершенствовать отдел техподдержки и обойти лидеров в области удовлетворенности потребителей.

Процент брака

В данном случае количество дефектных товаров делится на общее число произведенных товаров в анализируемый период. Этот процент часто становится KPI. Чем меньше процент брака, тем лучше.

Показатели удовлетворенности работников

Если наблюдаются проблемы в коллективе или есть необходимость повысить эффективность сотрудников, то в качестве KPI используются показатели, напрямую связанные с настроениями среди работников.

Процент увольнений

Чтобы выявить этот показатель, количество уволившихся сотрудников делится на общее количество работников. Получившаяся метрика наглядно покажет, что с условиями работы в компании что-то не так и нужно уделить больше внимания внутренней «кухне».

Как рассчитать показатели эффективности kpi

Процент откликов на открытые вакансии

Некоторые компании стремятся увеличить привлекательность компании среди потенциальных работников. Главное, не злоупотреблять и не создавать избыток вакансий.

Степень удовлетворенности сотрудников

Это более сложная метрика, так как она требует использования заранее подготовленных анкет, которые смогут более или менее отразить объективность полученных данных.

Другие показатели

  • Процент уходов на пенсию.
  • Коэффициент конкурентности заработной платы.
  • Процент оттока клиентов.
  • Количество посещений сайта (новых и повторяющихся).
  • Затраты на новые разработки.

Инструменты для сбора и визуализации информации

Отслеживание KPI должно производиться на постоянной основе, а полученную информацию необходимо обработать и правильно донести до нужных людей.

Рекомендуется использовать графики, таблицы и схемы, чтобы показать проанализированные цифры руководству или инвестором в наиболее наглядном виде.

Лучше всего для этого подходят дашборды: их можно сделать интерактивными и наполнить большим количеством контента, не жертвуя при этом качеством подаваемых данных.

Вместо заключения

Выбирайте KPI, исходя из первостепенных задач компании и пытаясь извлечь максимальную выгоду в моменте, а не опираясь на модные веяния и популярные методы развития бизнеса. Важно адаптировать любые механизмы самосовершенствования под собственные нужды.

Hosting2go.ru